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PRODUTTIVITA’. To do list e blocchi orari

Copertina blocchi orari

La produttività si basa su regole piuttosto semplici.
Almeno apparentemente semplici.
E questa non fa eccezione, è una cosa apparentemente semplice da applicare.

Apparentemente, appunto, in realtà è una cosa difficilissima, ma prima partiamo dall’unica cosa semplice:

La to do list

Ovvero la lista delle cose da fare. Va beh questa è facile. Devi fare una cosa e te la scrivi, poi ne devi fare un’altra e te la scrivi di nuovo…
Attenzione però a 2 punti:

Come scriverla.

Una lista è una lista, ma potete scegliere di scrivere semplicemente le incombenze così come vi arrivano in ordine cronologico oppure distribuirle su più liste…
Ci sono molte teorie al riguardo, per me però le cose devono essere mantenute più semplici possibili: quando mi arriva un compito da svolgere me lo segno in agenda nella pagina del giorno in cui quella task è arrivata, così se devo capire quando è entrata quella necessità mi rimane automaticamente segnato.
La mia pagina del giorno è divisa in 3 parti:

  • Le ore del giorno, dove programmo appuntamenti e cose da fare nei vari blocchi orari,
  • la parte della pagina dove segno le attività che sono entrate quel giorno e che nel giorni successivi dovranno rientrare nei blocchi orari
  • la parte in basso dove segno attività extra-lavorative o cose che voglio annotare

Dove scriverla.

Io sono per la cara vecchia agenda cartacea in formato A5, abbastanza piccola da non essere troppo ingombrante e abbastanza grande da aver spazio per scrivere, scelgo sempre la versione giornaliera perchè a fine giornate le mie pagine sono piene di liste, appunti e note varie. Mi piace aver tutto sotto controllo e col cartaceo mi trovo meglio rispetto alle app. Sicuramente le app permettono implementazioni che con il cartaceo non è possibile fare, ma, in questo caso, preferisco la semplicità alla tecnologia. Il gusto un po’retrò di scrivere a mano con una bella penna, poi, lo trovo molto bello.

Le mie preferite?

La cara vecchia Moleskine non sbaglia mai, soprattutto per la scelta di colori e poi quella che mi accompagna ormai da 4 anni, un po’ sconosciuta in Italia, ma la migliore in assoluto per me. Ha tutto: portapenne, tasca al fondo, tanti fogli di appunti da poter staccare e pagine ancora più spesse della già ottima Moleskine che non mi fanno passare mai l’inchiostro anche se uso i pennarelli. E’ la Sigel giornaliera A5 con copertina rigida e la trovi qui.

La regola dei 2 minuti

Se un’attività la puoi completare in meno di 2 minuti non la devi segnare nella to do list. Falla subito e basta.
Tempo che la scrivi, tempo che la fai, ed è una cosa fatta.

Ed ora viene la parte difficile:
1 – decidere quali attività inserire il giorno dopo;
2 – stimare il tempo che ogni attività richiederà per poterla completare.

Decidere le attività da inserire in programma

E qui inizia il difficile.
Già perché in certi casi è semplice: devo fare la attività X e domani la faccio.
Ma quando hai da fare l’attività X, Y, Z, K, W N, M, P… ma di mani ne hai soltanto due, come diamine fai a scegliere da quale partire?

Anche qui ci sono delle teorie per rendere la pianificazione più “scientifica”, si basano sull’assegnare le attività ad una matrice divisa in base ad urgenza ed importanza. Ne parlerò in un prossimo articolo.

Ora scegli delle attività, magari scegliene una urgente ed una importante.

E mettile in agenda per domani, ma come?

Blocchi orari

Allora in agenda avrai una serie di orari, normalmente le agende partono dalle 8 e arrivano fino alle 20, alcuni sono già bloccati prima ancora di iniziare a pianificare la giornata:

  • pranzo
  • riunioni
  • appuntamenti

E… aggiungerei allenamenti. Sì perchè sappiamo bene come il movimento ci faccia stare bene, allontani lo stress e quindi sia in grado di migliorare anche la nostra produttività.

Insomma da un blog che nel nome ha al primo posto la parola “run” che ti aspetti???

Gli allenamenti sono appuntamenti con te stesso

Come gestisci gli appuntamenti con gli altri allo stesso modo inserisci i tuoi allenamenti. Io spesso li metto al mattino o in pausa pranzo, mettili quando vuoi, ma mettili!

E scrivili!

Sembra una stupidaggine ma scriverlo ti aiuta a prendere un impegno con te stesso e, soprattutto, a rispettarlo. Rispetti gli appuntamenti con gli altri? Un appuntamento di lavoro è importante giusto? E tu per te stesso non sei forse importante? Ecco. Non porti ad un livello di minore importanza rispetto a chiunque altro richieda il tuo tempo!

In base alle ore che ti restano inserisci dei blocchi per lavorare alle tue attività.

La difficoltà è stimare il tempo che ogni attività richiede. Sembra una cosa semplice, ma di fatto sottostimiamo sempre il tempo che un lavoro ci richiederà.

Le tre leggi e la rana

  • Legge di Parkinson
    “Il lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo.”
    Cyril N. Parkinson

Quindi se abbiamo una scadenza ravvicinata ci focalizziamo sugli obiettivi che dobbiamo raggiungere: il rischio di non riuscire a completare il lavoro e le possibili conseguenze negative, ci motivano e ci permettono di fare tantissimo in poco tempo. Questa cosa l’avrai già sperimentata nella consegna di un lavoro arretrato da chiudere o quando magari in sessione d’esame dovevi (o devi) studiare lo scibile umano in 3 giorni…

  • Principio di Pareto. Hai mai sentito parlare dell’80-20? La legge afferma proprio che “circa il 20% delle cause provoca l’80% degli effetti.”
    L’obiettivo principale dell’applicazione del Principio di Pareto è quello di raggiungere il miglior risultato impiegando il minor sforzo possibile per evitare che si impieghi troppo tempo per gestire incarichi minori.
  • Principio di Eisenhower
    “Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante” Va bè, questo è un casino in realtà da affrontare. Parla di una matrice, di quadranti, di scegliere dove inserire i vari compiti… Tieni a mente una cosa per ora: di base divide i compiti come:
    • importante e urgente
    • importante e non urgente
    • non importante e urgente
    • non importante e non urgente
  • Mangia la rana. La rana è una citazione di Mark Twain: “If it’s your job to eat a frog, it’s best to do it first thing in the morning” potremmo tradurlo come: “Se il tuo lavoro è mangiare una rana, è meglio farlo come prima cosa al mattino”. Cioè fai subito il compito peggiore o più gravoso e poi passa a quelli semplici dal momento che al mattino di solito si riesce ad avere rendimenti migliori. E non solo. L’idea di aver completato un compito molto difficile aiuta la nostra autostima, genera endorfine “buone”, allontana lo stress e ci motiva a lavorare meglio per il resto della giornata.

Ok, allora tenendo a mente queste leggi proviamo a stimare il tempo per le attività che dobbiamo completare.
Probabilmente ci saranno attività completabili in 20 minuti, altre in ore. Io farei così:

Semplifica le attività, dividile e rendile misurabili!

Se per esempio devo progettare una copertura non scriverò “progetto copertura”, ma la dividerò in:

  • scaricare le foto del rilievo e ordinare i documenti
  • restituire il rilievo
  • progetto nuova copertura
  • impaginazione tavole
  • 3D per programma di calcolo
  • calcolo
  • relazione tecnica
  • relazione fotografica
  • relazione di calcolo
  • piano di manutenzione
  • compliazione modelli regionali
  • firma digitale documenti
  • compilazione portale comunale
  • controllo e invio
  • invio digitale al cliente
  • stampe cartacee per il cliente
  • consegna cartaceo

Ora è immadiato vedere come sia molto complesso stimare quante ore ci va a fare un progetto, ma se quel progetto lo scompongo in task più piccole allora riduco l’errore di stima del tempo e più entro nel dettaglio, più riesco a stimare un’attività con più precisione.

E non solo.

Dividendo in molte task un lavoro posso anche decidere se fare tutto io o delegare dei compiti.

Ora si tratta di inserire tutte queste attività nei blocchi di orari che ho liberi, facendo attenzione a non occuparli tutti.
Già, perchè se li occupo tutti sicuramente qualcosa andrà storto… com’era la legge di Murphy?
«Se qualcosa può andare storto, lo farà»?
Ecco.

Imprevisti e routine

Ora non scadiamo nell’eccesso naturalmente, ma consideriamo che ci potranno essere imprevisti: ogni giorno inserisco almeno un’ora di imprevisti.

E un’ora di task di routine:

  • rispondere alle mail
  • telefonate
  • compiti che entrano e vanno fatti subito (i famosi compiti sotto i 2 minuti)

Conclusioni

Quindi riassumendo:

  1. Fai la lista delle cose da fare
  2. Stima il tempo che quelle cose ti richiederanno per completarle
  3. Decidi cosa fare e quando. Cosa è più urgente? Cosa più importante? Cosa puoi delegare?
  4. In agenda segnati i blocchi fissi: riunioni, appuntamenti, tempo libero tutto tuo, sport, pranzo…
  5. Nelle ore che restano assegna le varie task
  6. Non scordare di lasciare blocchi liberi per imprevisti e compiti di routine
  7. A fine giornata valuta quando sei stato bravo a stimare i tempi e se è necessario correggi il tiro per il giorno dopo.
  8. Segnati i lavori che ti entrano in una to do list. Può essere un elenco che hai in agenda, su un foglio excel o su un’apposita app. Io le segno in agenda nella parte interna della pagina nella giornata in cui sono entrate in modo da sapere sempre in modo semplice quando quel compito mi è stato richiesto.

E se è un disastro?
Tu sei partito con le migliori intenzioni, ma poi tutto è andato storto.
Segnati in agenda il perché.

  • colleghi che ti hanno interrotto in continuo
  • telefonate incessanti
  • tuoi problemi a concentrarti
  • distrazioni da notifiche

Segna tutto e a fine settimana avrai un quadro più chiaro delle distrazioni.
Se può aiutarti leggi questo articolo:
LAVORO E DISTRAZIONI

E buon lavoro!


MINI GUIDA ALLA PRODUTTIVITA’ PER ARTICOLI: CLICCA QUI PER IL CAP.2

MINI GUIDA ALLA PRODUTTIVITA’ PER ARTICOLI: CLICCA QUI PER IL CAP.1

Un articolo sulle distrazioni sul lavoro: https://runthelife.it/lavoro-distrazioni/

L’immagine di sfondo in copertina è stata creata con Adobe Firefly.

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